5.1 Supervisión del seguimiento de acciones predictivas, preventivas y correctivas

 

Se refiere a las diferentes normas de auditoría referidas al seguimiento, que señalan que el Jefe de Auditoría debe monitorear el avance de los resultados y discutir con la alta dirección cuando, a su juicio, éste ha admitido un nivel de riesgo que no es aceptable para la organización.

Oportunidad en la actividad de seguimiento.

La actividad de seguimiento requiere ser programada, aunque no existe un tiempo establecido para su aplicación, ni tampoco es obligatorio. El que se lleve a cabo en el corto o mediano plazo o que se decida omitirlo, dependerá de la naturaleza del tema evaluado y la relevancia o gravedad de las recomendaciones señaladas en el informe; lo que sí no es aconsejable es mantener esta actividad en forma permanente, ya que se desviaría de su propósito original.

Realizar esta actividad en forma inmediata definitivamente facilita su desahogo en lo general, ya que las partes tienen todavía presente lo que se trató en el proceso de evaluación.

      

Modalidades en la instrumentación del seguimiento:

Claridad de medidas correctivas.

Si al verificar la aplicación de las recomendaciones, el auditor observa que se continúa procediendo de manera errónea en cuestiones señaladas de manera específica al momento de la evaluación y el auditado argumenta que no las ha implementado por ser confusas o poco relevantes, esto significa que hubo un mal entendido o que faltó confianza para expresar cualquier duda en su momento. En este caso el auditor debe aclarar plenamente esta situación con una actitud conciliatoria. Asimismo, siempre debe buscar comunicar en forma efectiva su mensaje y explicarlo las veces que sea necesario, inclusive fuera del formalismo establecido, para que sea entendido correctamente.

Resultados del seguimiento:  

La etapa de seguimiento generará resultados, los cuales deben integrarse en el transcurso de la misma o al final para informar acerca de qué es lo que funciona de acuerdo a lo señalado en las recomendaciones. Ante cualquier situación que se presente en esta etapa posevaluatoria, el auditor debe mantener una actitud constructiva y proponer soluciones que ataquen el problema de raíz.

Acciones preventivas: 

Acciones preventivas y/o predictivas cuando se tiene la sospecha de que algo puede suceder y se tiene un plan contingente.

Acción encaminada a eliminarlas causas potenciales de no conformidades, para prevenir la aparición de estas.

Los beneficios que con lleva son: Mejora continua y Comportamiento preventivo.

De donde nacen las acciones preventivas:

Las principales fuentes de información, para detectar NO CONFORMIDADES POTENCIALES pueden ser:

•El análisis de las tendencias estadísticas de la Información correspondiente a la documentación del sistema de calidad.

•La información obtenida a partir del “Procedimiento De Atención de Reclamos”.

•Las posibles acciones preventivas que surjan al Implementar una acción correctiva.

•Los resultados de la medición de la Satisfacción de Los Clientes.

•Quejas de los clientes.

•Resultados del análisis de datos de procesos o Producto.

•Resultados de Auditorías Internas.

Acciones correctivas: 

Las acciones correctivas: deben utilizarse cuando la no conformidad ha sucedido y se busca corregir la causa que la provoca. 

Acción encaminada a eliminar la causa de una no conformidad real, para prevenir que esta pueda repetirse.

De donde nacen las acciones correctivas: 

Del incumplimiento De una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u Obligatoria. Su origen puede estar relacionado con:

•Auditorías Internas o Externas.

•Quejas de los clientes.

•Resultados de la Revisión por la Dirección.

•Resultados del análisis de datos de procesos o Producto.

•Productos No Conformes.

•Incumplimiento de procedimientos o requisitos del Sistema De Gestión de Calidad.

•Observación de cualquier operador.