5.2 Auditoria de seguimiento

 

En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una Auditora, generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal, as que pasado un tiempo aproximado de seis meses o un año se vuelve a realizar otra Auditora de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la Auditora

Consistente en la realización de controles periódicos de los Sistemas preventivos que dieron lugar a las Auditoras iniciales, tanto las legales, como las de oficio, como, con carácter inexcusable, las de Excelencia Preventiva así como para el mantenimiento del uso de la marca

Norma para desarrollar la auditoria

Las auditoras desarrolladas bajo este esquema, pueden incorporar aquellos requisitos de gestión establecidos en la política y objetivos de la empresa. De acuerdo a la Norma ISO, los organismos de certificación deben de llevar a cabo auditorias de seguimiento con el propósito de verificar que las condiciones de certificación as como las del sistema de gestión del cliente continúan siendo efectivas y en apego con la normatividad aplicable. Después de su registro, por lo regular llevaremos a cabo evaluaciones semestrales. Las visitas de evaluación continua serán planeadas de tal manera que todos los procesos claves o críticos sean evaluados en un plazo de 3 años. Se proporcionaran reportes formales que se le entregaron en cada visita, los cuales contendrán las no-conformidades y observaciones con las reas posibles de mejora. 

Las diferentes normas de auditora referidas al seguimiento, señalan que el Jefe de Auditora debe monitorear el avance de los resultados y discutir con el Jefe de Servicio cuando, a su juicio, este ha admitido un nivel de riesgo que no es aceptable para la organización, al no adoptar las medidas correctivas o preventivas de los hechos informados por la auditora. Sin perjuicio de esta acción, ser necesario que el auditor deje constancia escrita de dicha situación. En el contexto antes explicado, se visualizan algunas variables de carácter estratégico que constituyen la base para realizar un adecuado seguimiento:

1.- Recursos humanos y financieros suficientes

2.- El nivel de calidad en la formulación de la programación de auditoria

3.- El nivel de calidad en la ejecución, obtención de evidencia y análisis de los resultados de la auditoria 

4.- El nivel de calidad y la oportunidad de los análisis de los hallazgos y recomendaciones contenidas en los informes de auditoria

5.- El nivel de calidad y la oportunidad de la respuesta de las unidades operativas a las observaciones y recomendaciones propuestas por la auditoria interna

6.- Una base de datos para controlar los plazos y avances de las medidas comprometidas por los ejecutivos responsables de las unidades organizacionales

7.- Las formalidades consideradas en el flujo de información, hacia el Jefe de Servicio y hacia los procesos operativos y desde estos, a la Unidad de Auditoria.

8.- El nivel de retroalimentación que ha recibido por parte de la unidad auditada antes de entregar el informe de auditoría al Jefe de Servicio

Sin perjuicio de lo ya señalado, en términos prácticos se requiere en una primera parte, realizar algunos análisis y diseñar y aplicar procedimientos que permitan priorizar fundadamente, los procesos críticos para la organización y, luego determinar las recomendaciones específicas sobre las cuales se realizar el seguimiento de auditora para un periodo determinado. 

Auditar el seguimiento de procesos nos permite disponer de un registro detallado de la ejecución de procesos, incluyendo el inicio de programa, salida del proceso, duplicación de manejadores y acceso indirecto a objetos.

 El seguimiento de procesos como mínimo, genera un evento para el inicio y salida de cada proceso. De este modo si se habilitan los aciertos se generan un gran número de eventos en el visor de sucesos. Esta auditora resulta útil para la solución de problemas de aplicaciones y aprender cómo esta trabaja, sin embargo debemos habilitarla porque tenemos razones claras para ello. Probablemente necesitaremos un método automatizado de análisis de los registros de sucesos para analizar los archivos de registro con éxito allí donde hemos habilitado el seguimiento de procesos. En esta etapa se siguen, como dice la palabra, los resultados de una Auditora, generalmente una Auditora evaluada de Deficiente o mal, as que pasado un tiempo aproximado de seis meses o un año se vuelve a realizar otra Auditora de tipo recurrente para comprobar el verdadero cumplimiento de las deficiencias detectadas en la Auditora. Dichas Auditoras colocan a la empresa en una situación favorable para garantizar el principio de mejora continua así como en una disposición óptima de cara a afrontar la Auditora Legal.

ISO 14001

Cuando la empresa está certificada con la norma ISO 14001, se deberá demostrar cada cierto tiempo que el Sistema de Gestión Ambiental continúa cumpliendo con los requerimientos y trabaja por la mejora continua. Para comprobar esto se llevan a cabo las auditorías de seguimiento.

 Las frecuencias con la que se llevan a cabo las visitas deben establecerse entre el auditor y el auditado, como regla general las auditorías de seguimiento se llevan a cabo cada 6 meses.

Si la organización quiere participar en las auditorías de vigilancia cada 6 meses, todos los requisitos no se revisan a la vez, sino que sólo se revisan los requisitos clave del Sistema de Gestión Ambiental como son:

• Requisitos legales.

• Los objetivos.

• El programa de gestión ambiental.

• Las acciones correctivas y preventivas.

En un periodo de 3 años, los elementos tienen que ser comprobados. Por lo que cada 3 años se debe llevar a cabo una auditoría completa de todo el Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO14001.

El auditor que lleva a cabo la auditoría de vigilancia y esta facilita que la empresa se asegure de que el Sistema de Gestión Ambiental cumpla con lo establecido en la norma ISO-14001 y las disposiciones que han sido planteadas.

Se tiene que establecer un trabajo de equipo, en la que participe el auditor de seguimiento y la empresa, por lo que será muy importante realizar bien la selección del auditor de seguimiento, ya que este debe cumplir con las necesidades de la empresa. Hay distintos factores que pueden ser considerados a la hora de seleccionar un registro, en el que se deben incluir:

• La experiencia en la industria: el auditor de seguimiento tiene que estar familiarizado con los detalles de la empresa, tiene que incluir los requisitos de la legislación, conocer los procesos, categorizar los productos y la gestión de los recursos. La organización tiene que establecer el alcance del registro para que los auditores ofrezcan información detallada sobre todas las calificaciones que se han otorgado a los procesos de la organización y el alcance de registro.

• Acreditación: la empresa tiene que verificar que el auditor de seguimiento está acreditado por una organización de acreditación. Como encontramos un enorme número de empresas que se encargan de acreditar los Sistemas de Gestión alrededor del mundo, la organización tiene que establecer cuál será la organización de acreditación que más se adecua a sus necesidades.

• Experiencia de acreditación: los auditores de seguimiento obtienen experiencia con la norma ISO 9001 y después se debe amoldar a los requisitos que establece la norma ISO 14001. La organización debe conocer todos los detalles de la experiencia con la que cuenta el auditor referido a los Sistemas de Gestión Ambiental basado en ISO14001 y en otros casos mediante el Esquema de Gestión de Auditoría Ambiental de la Unión Europea (EMAS).

• Referencias: la organización debe contar con suficiente referencias. Se puede solicitar información sobre cómo trabaja el auditor.

• Cobertura mundial: depende del número de instalaciones y como se encuentren éstas en la empresa para que se plantee seleccionar una empresa auditora con presencia internacional. Muchas organizaciones internacionales exigen que el auditor de seguimiento esté familiarizado con todos los requisitos de la legislación nacional, además de conocer el idioma y la cultura. El auditor debe tener un equipo con el que facilitar la cobertura en las instalaciones que tenga la organización, disminuyendo los costes en viajes.

• Calificaciones del auditor: las organizaciones dan a conocer las cualificaciones con las que cuenta el auditor, en la que se tienen que incluir la formación, la experiencia técnica y la experiencia en auditar Sistemas de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001.

• Estructura comercial: la organización debe preguntar sobre la estructura comercial del auditor.

• Costes de auditoría: aunque no sea el único criterio que se usa para seleccionar el auditor, la organización debe comparar costes. Además, la organización tiene que conseguir optimizar el rendimiento de los costes, como puede ser la logística, etc.

Además de todo esto, la empresa tiene que conocer que el auditor de seguimiento va a tener acceso a los documentos de su negocio y a las prácticas que realiza en sus operaciones, es por esto que será muy importante saber si el auditor mantiene los acuerdos de confidencialidad. El auditor de seguimiento tiene que ser capaz de añadir valor al Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001 de la organización. Muchos factores son secundarios, pero pueden ser imprescindibles a la hora de seleccionar un auditor u otro. Estos incluyen:

• Certificación en ISO 9001: si el auditor de seguimiento tiene a su espaldas también implementación de Sistemas de Gestión de Calidad dará mucha más seguridad a la dirección de la empresa, ya que suele ser el sistema de gestión más habitual y suele implicarse en todo el proceso de planificación e implantación de los procesos de certificación.

• Capacidad para combinar auditorías ISO: la empresa debe conocer si el auditor está  en condiciones de conducir una auditoría ISO14001 durante toda la sesión de auditoría. El rendimiento afecta mucho a que el Sistema de Gestión Ambiental se implemente de forma eficaz.

• Capacidad de trabajar con otros auditores: dependiendo de la estructura que tenga el Sistema de Gestión Ambiental y de la experiencia que tenga el auditor, puede ser bueno que trabajen dos auditores simultáneamente. Si la empresa quiere que se lleven a  cabo dos auditoría durante la misma sesión, estos dos auditores deben ser capaces de trabajar juntos sin que esto suponga ningún problema. Para aumentar la eficacia de la implementación se puede contar con un equipo completo de auditores. Si esto se llega a decidir, será necesario que la empresa esté segura de que las responsabilidades y tareas de los auditores están bien definidas.